Zeiterfassungspflicht – Jetzt handeln!
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber.
Es gibt keinen Grund mehr für die Unternehmen, mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems zu warten. So begründet das BAG seine Entscheidung (Dezember 2022):
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az.: 1 ABR 22/21) wies schon sehr deutlich in Richtung Zeiterfassungspflicht. Dennoch warteten viele Personal-Abteilungen und Arbeitgeber auf die Begründung des Urteils. Mancher hegte wohl die leise Hoffnung, dass alles beim Alten bliebe. Dies ist jedoch definitiv nicht der Fall.
Bereits im September wurde das Grundsatzurteil gefällt: eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt es in Deutschland bereits. Aus der Begründung des BAG-Grundsatzurteils ergibt sich nun, dass die Arbeitgeber sowohl Beginn und Ende als auch die Dauer der Arbeitszeit dokumentieren müssen. Nur die Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems zur möglichen Nutzung reicht nicht aus.
Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems – und dessen Nutzung
Allgemeines Rechtsbeschwerdeverfahren: 1 ABR 22/21, Entscheidungsgründe B, II, 3. aa) (2):
“Das geforderte System darf sich – trotz des vom Gerichtshof verwendeten Begriffs der „Messung“ – dabei nicht darauf beschränken, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (einschließlich der Überstunden) lediglich zu „erheben“. Diese Daten müssen vielmehr auch erfasst und damit aufgezeichnet werden. Anderenfalls wären weder die Lage der täglichen Arbeitszeit noch die Einhaltung der täglichen und der wöchentlichen Höchstarbeitszeiten innerhalb des Bezugszeitraums überprüfbar. Auch eine Kontrolle durch die zuständigen Behörden wäre sonst nicht gewährleistet. Die Pflicht zur Einführung beschränkt sich zudem nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein solches System zur freigestellten Nutzung zur Verfügung stellt. Nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs muss er hiervon auch tatsächlich Gebrauch machen und es damit verwenden.”
Zeiterfassungspflicht für leitende Angestellte
Nicht ganz klar ist, inwieweit leitende Angestellte bei der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen werden können. Im Arbeitszeitgesetz sind diese ausgeschlossen. Allerdings stützt das BAG seine Urteilsbegründung auf das Arbeitsschutzgesetz. Dort sind leitende Angestellte nicht ausgenommen. Das macht es sehr wahrscheinlich, dass die Zeiterfassungspflicht auch für leitende Angestellte gilt.
Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich
Schon bisher galt: die Erfassung von Mehrarbeit sowie der Arbeit an Sonn- und Feiertagen war schon immer notwendig. Auch bei Vertrauensarbeitszeit behält die individuell geschuldete Arbeitszeit ihre Gültigkeit. Dem Mitarbeiter ist nur freigestellt, wann er diese erbringt. Mit dem BAG-Urteil muss nun trotzdem verpflichtend die gesamte Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten erfasst werden.
Zur vollständigen Begründung des BAG >>
Die Entscheidung vom 13. September 2022:
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az.: 1 ABR 22/21) steht fest, dass jeder Arbeitgeber ab sofort verpflichtet ist, alle Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.
Bisher ging man davon aus, dass die Pflicht zur Einführung eines Systems zur vollständigen Arbeitszeiterfassung und damit auch das weitestgehende Ende der Vertrauensarbeitszeit vom deutschen Gesetzgeber abhängt. Mit dem Urteil des BAG ist jetzt allerdings entschieden, die Zeiterfassung ist Pflicht und zwar seit dem Urteil des EuGH.
Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Das Arbeitsschutzgesetz gilt für alle Betriebe in Deutschland unabhängig von ihrer Größe. Somit sind entsprechend dem BAG-Urteil künftig alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen.
Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Pressemeldung des Bundearbeitsgerichts zur Einführung elektronischer Zeiterfassung vom 13. September 2022:
„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Die Erfassung von Arbeitszeit gilt damit ab sofort.
Was bedeutet das für die Vertrauensarbeitszeit?
Schon bisher galt: Vertrauensarbeitszeit bedeutet keine Veränderung der individuell geschuldeten Arbeitszeit. Dem Mitarbeiter war nur freigestellt, wann er diese erbringt. Mit dem BAG-Urteil muss nun verpflichtend die gesamte Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten erfasst werden. (LAG München, Aktenzeichen 4 TaBV 9/22)
Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden?
Eine Antwort auf die Frage, wie die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, gibt das BAG bislang nicht. Bereits im EUGH-Urteil von 2019 hieß es, dass die Arbeitgeber verpflichtet werden müssen, eine objektive, verlässliche und für alle Beteiligten zugängliche Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.
Die Vorteile einer Software-Lösung liegen hierbei auf der Hand. Eine digitale Zeiterfassung:
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- erspart Zeit sowohl in der Erfassung als auch bei der Prüfung durch Vorgesetzte
- ermöglicht eine automatische Übermittlung der Zeiten an die Lohnabrechnung
- bietet jederzeit volle Transparenz für Mitarbeiter, Personalabteilung und Geschäftsführung.
Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?
GDI Zeit Profi ermöglicht die Erfüllung aller gesetzlichen Verpflichtungen zum Thema Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus ist es ein frei konfigurierbares Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Bereitschaftszeiten, Fehlzeiten und Überstunden. Alle notwendigen Dokumentationen aufgrund rechtlicher Anforderungen wie beispielsweise GoBD oder MiLoG sind abgebildet.
Jeder Erfassungsweg ist möglich. Die klassische Stechuhr hat sich verdient gemacht, aber besonders bei flexiblen Aufgaben- und Einsatzbereichen ist die mobile Erfassung nicht mehr wegzudenken. Deswegen bietet GDI Zeit Profi über die stationäre Erfassung hinaus auch Browseranwendungen und Mobile Apps an.
Über die Erfassung von Arbeitszeiten hinaus verfügt GDI Zeit Profi über eine Vielzahl an weiteren Funktionalitäten und Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören frei definierbare Zeitarten, eine vollständige Urlaubsverwaltung mit entsprechendem Antragswesen, Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatische Schichterkennung, variable Sollzeiten, Verwaltung von Gleitzeitkonten, Ermittlung von Zuschlägen, Sonderfunktionen für Mini-Jobber und vieles mehr.
Als schnelle Einstiegsmöglichkeit mit Basisfunktionen bietet GDI Software eine reine Cloud-Lösung zur mobilen Zeiterfassung per Smartphone/Tablet oder Browser-App 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos zum Test an: GDI Zeit Compact.
Was bedeutet die BAG-Entscheidung und wie geht’s jetzt weiter?
Für Betriebsräte und Arbeitnehmer wird deren Rechtsposition bei der Arbeitszeiterfassung durch das Urteil gestärkt. Zudem ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts als Grundsatzurteil zu betrachten. Das heißt: Es wurde verbindlich festgestellt, dass Arbeitszeiten von allen Arbeitgebern erfasst werden müssen. Es ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber nun zusätzlich die bereits angekündigten Gesetzgebungsverfahren bezüglich der Arbeitszeiterfassung in die Wege leitet. Einige Gesetze müssen nachgebessert werden und Detail-Regelungen müssen geschaffen werden.